Организация ситемы электронного документооборота

← →
Suelopes © (2005-11-21 16:13) [40]

> Нередко это называется контролем исполнения поручений
> Работа с задачами.
> настройка маршалинга задач
> все эти термины из описаний различных систем. Не сам придумал.
>
> Если был не прав извиняйте :)
> Сижу несколько дней, описания, переписка, прайсы. Каждый
> свое хвалит. Поэтому и создал ветку, услышать непредвзятое
> мнение.

> Есть областное управление и около 60 подразделений на территории
> области. Возник вопрос организации системы электронного
> документооборота. Система должна быть легко модифицируемой.
> Т.е. нужна возможность подлючения доп. модулей. обмена
> данными.
> Срок внедрения обозначен 1 год.
> Посоветуйте какие есть варианты? Цена вопроса. Возможность
> сотрудничества (насколько знаю здесь многие занимались подобными
> задачами).

Есть минимальный список требований, стремится к соответствию которому должна любая уважающая себя СЭД. Мы приводим краткую выдержку из этого списка, который был разработан в рамках нашей компетенции - производства и продажи СЭД. Если интересно и хотите продолжить обсуждение - пишите, всегда рады помочь тем, кто нуждается:)

Общие функциональные характеристики
• Наличие средств дизайна карточек (дизайнер)
• Возможность использовать Office документ (VBA) в качестве карточки
• Возможность хранения многозначных полей
• Возможность создания таблиц атрибутов
• Возможность связи таблиц атрибутов отношением Master-Detail
• Поддержка ссылок на карточки
• Окрашенные ссылки
• Ссылки с атрибутами
• Ссылки на строки таблиц
• Карточки с несколькими закладками
• Возможность ассоциации файла с карточкой
• Возможность ассоциации коллекции файлов с карточкой
• Возможность создания дополнительных атрибутов для файла
• Возможность разделения набора атрибутов между карточками
• Возможность разделения операция и скриптов
• Поддержка справочников
• Иерархические справочники
• Использование карточек в качестве справочников
• Поддержка нумераторов
• Поддержка дискретных функций
• Средства описания уникальности поля
• …
• …

Функции организации архива документов

• Check-in/Check-out
• Динамическая блокировка карточек
• Динамическая блокировка файлов
• Сообщение о разблокировании
• Поддержка версий
• Поддержка экземпляров документа
• Поддержка сканирования
• Возможность аннотирования изображения документов
• Управление параметрами (качеством) сканирования
• Поддержка распознавания текста
• Поддержка распознавания форм
• Полнотекстовое индексирование содержимого карточек
• Полнотекстовое индексирование текстовых файлов
• Поиск по семантике текста
• Индексирование файлов изображений
• Поддержка средств автоматического управления стоимостью хранения
• Журнал работы с документом
• Управление журнализацией
• Интеграция с Microsoft Office
• …
• …

Функции маршрутизации документов и управления бизнес процессамиВстроенные средства транспорта
• Использование почтовой системы
• Наличие графического дизайнера маршрутов
• Наличие средств эмуляции маршрутов (отладчик)
• Наличие средств эмитационного моделирования
• Наличие графического монитора маршрутов
• Наличие аналитических инструментов анализа эффективности
• On-line этапы
• Off-line этапы
• Автоматические этапы (Script процедуры)
• Ad-Hock маршрутизация
o on-line маршрутизация
o off-line маршрутизация
o Делегирование
o пересылка (передача)
o Последовательная
o Параллельная
o возврат
o возврат по правилам (права на возврат)
o Альтернативная
o средства описания прав на свободную маршрутизацию объектов
o связь прав на свободную маршрутизацию объектов с их состоянем
• Комбинация жесткой и свободной маршрутизации
• Управление состоянием документа
• Управление приоритетами этапов
• Контроль циклических этапов
• Шаблоны карточек маршрута
• Атрибуты маршрута
• Коллекции атрибутов маршрута
• Запуск процесса по событиям
• Иерархия процессов
• Средства синхронизации с другими процессами
• Разветвления
• Альтернативные этапы
• Узлы таймера
• Синхронизация
• Исключительные ситуации, остановки процесса с нотификацией
• Вызов внешних программ…
• …
•
Функции поиска документов и построения отчетов.
• Атрибутивный поиск
• Агрегированные запросы по атрибутам
• Полнотекстовый поиск в карточке
• Полнотекстовый поиск в документах
• Отображение искомого фрагмента в тексте документа
• Поиск по классификаторам
• Определение подмножества папок для поиска
• Объединение различных способов в одном запросе
• Визуализация степени соответствия запрсу
• Уточнение запроса
• Шаблоны поиска
• Удобство хранения шаблонов запросов (иерархическое, классифицируемое)
• Разграничение доступа к шаблонам поиска
• Модификация шаблона запроса на лету
• QbE
• Поиск связанных объектов
• Поиск объектов по семантике связи
• Поиск по системным атрибутам
• Глубина поиска
o Виртуальные папки
o - Атрибутивный фильтр
o - Классификационный фильтр
o - Полнотекстовый фильтр
o - Системный фильтр
o - Фильтр по иерархии
• Возможности On-line манипуляции результатами поискового запроса
• Настройка представления поискового запроса
• Возможность объединение в отчете информации о подчиненных объектах
• Интеграция с внешними средствами построения отчетности

← →
calm © (2005-11-21 16:17) [41]

Suelopes, чтобы Вам что-то ответить, надо угадать, что вы подразумеваете под "карточкой", "многозначным полем", "off-line маршрутизация". И еще много других слов.

Но чувствуется, что вы не один день занимаетесь проблемой :)

← →
calm © (2005-11-21 16:19) [42]

> Мы приводим краткую выдержку из этого списка, который был
> разработан в рамках нашей компетенции - производства и продажи
> СЭД

Приведите уже тогда и краткое название вашей системы и ссылку хорошо бы увидеть :)

← →
tesseract © (2005-11-21 21:55) [43]

> Suelopes © Мы изучили ваше предложение по интеграции вашей сесистемы документооборота на нашем складе карандашей и решили приобрести некоторое количество травы которую вы курите....

А вобщем Google Desktop + Outlook.
НО

> Возможности On-line манипуляции результатами поискового
> запроса

Герань да?

← →
ANB © (2005-11-21 22:47) [44]

> Suelopes © (21.11.05 16:13) [40]

А сколько времени пользователи все это изучать будут ?

← →
Igorek © (2005-11-22 11:28) [45]

Так... пошел маркетинг. :) Не ведитесь - всегда ищите альтернативы. Конечное решение принимайте, только когда уж не сможете ничего лучшего найти и кончатся аргументы против.

← →
paul_k © (2005-11-22 11:38) [46]

Igorek © (22.11.05 11:28) [45]
а что еще на подобный вопрос отвечать то?
расписать ТЗ полное? или выложить прведенные 2 года назад свои исследования по теме? так они устарели.. да и Яндекс рулит, однозначно.
А на вопрос "помогите выбрать" совершенно нормальный ответ - "выбери меня"

← →
calm © (2005-11-22 11:39) [47]

> Конечное решение принимайте, только когда уж не сможете
> ничего лучшего найти и кончатся аргументы против.

Это тоже неверно.
Реально наблюдал случай, когда выбор ПО затянулся на 10 (!!!) месяцев.
Причем решающих аргументов так и не нашли.

← →
ANB © (2005-11-22 12:07) [48]

А я на каком то сайте видел, как за помощь в выборе ПО 10 штук зелени попросили. И еще все вопили, что это недорого. Шоб я так жил.

← →
paul_k © (2005-11-22 12:09) [49]

ANB © (22.11.05 12:07) [48]
ну это смотряя как помощь организовать:)

← →
msguns © (2005-11-22 12:10) [50]

>seg (21.11.05 09:40) [2]
>Смотря какую систему брать, разброс очень большой - от 100 до 500 килобаксов.

У тебя вообще бывает что-нибудь дешевле 100 килобаксов ? Ты, наверное, уже миллиардер с такими расценками, ага ? Или нищий, ибо не знаю НИ ОДНОГО ДУРАКА, ко торый бы реально заплатил бы тебе такую таксу.

По сабжу: загляни на
http://www.atlas.ua/rus/mandoc.html

← →
Igorek © (2005-11-22 12:21) [51]

> paul_k © (22.11.05 11:38) [46]

Это не Вам укор. Может действительно Вы предлагаете лучший вариант. Но как бы ни был хорош этот вариант, если не рассмотрены альтернативы, то решение неполноценно. По многим причинам.
Кстати, а какие недостатки Вашего решения по сравнению с аналогами? Можете дать обьективный сравнительный анализ?

> calm © (22.11.05 11:39) [47]

Ну и что из этого следует? 10 месяцев - это много? Нифига подобного. Зависит от ситуации, конечно. Но лучше потратить год на выбор и год на внедрение и потом 10 лет работать спокойно, чем броситься на первого встречного, "внедрить" за месяц, отгребать грабли год (теряя немалую прибыль при этом), потом выкинуть нафик и сделать наконец капитально.

← →
Igorek © (2005-11-22 12:24) [52]

> А на вопрос "помогите выбрать" совершенно нормальный ответ
> - "выбери меня"

Совершенно нормальный и совершенно неверный. :)
"Выберите лучшего, а мы докажем, что такими являемся" - вот как должно быть.

← →
paul_k © (2005-11-22 12:28) [53]

msguns © (22.11.05 12:10) [50]
а если посчитать? требуется "конструктор", около 300 рабочих мест.
дополнительно - Это госструктура, и так как в СЭД применяется ЭЦП то внедряющая контора должна иместь
1. сертифицированную в России защиту ключа ЭЦП
2. вероятнее всего лицензию на работу с гостайной.
3. бюджетными бабками врятли позволят за пределы РФ проплатить
Расценок на указанном тобой сайте не нашел.
Оценка от 100 до 500 приблизительна, но очень близка к истине. около 100 обойдется коробочка может даже с внедрением. ещё от 100 до 400 обойдется инфраструктура (шнурки, сервера, компуки, сисадмины)
Ещё не забывай - это наши любимые чиновники, которые очень любят откаты..

← →
msguns © (2005-11-22 12:36) [54]

>paul_k © (22.11.05 12:28) [53]

Я привел ссылку не для того, чтобы именно туда обратился автор, а в качестве примера готового решения. Чтобы можно было определиться более-менее с тем, ЧТО ИМЕННО НУЖНО. Т.к. базар в этой ветке пошел уже в сторону теории.
Не думаю, что у областного управления (непонятно чем, но это неважно) найдется в бюджете "от 100 000 зеленых" на это дело. Да и с откатами ты явно горячишься. Сегодня не 90-е годы. Хотя, конечно, зависит много от начальства. Да и Россия не Украина ;))

← →
paul_k © (2005-11-22 12:44) [55]

Igorek © (22.11.05 12:21) [51]
а нет недостатков, ибо я предлагаю не готовое решение а заказную разработку под нужды заказчика:)
В свое время стоял в той же позе что и автор. Пришли к выводу - существующее на рынке ПО не удовлетворяет.
Ибо:
Или Lotus
или собственная БД (Дело вроде как)
или не хватает функционала
или дешевле год кормить бригаду разработчиков чем этот софт покупать

В каждой организации своя специфика. Слава богу есть хоть какая-то "нормативка" реглдаментирующая делопроизводство.
следовательно возвращаемся к тому с чего начали.
советы автору:
1. просветится самому что есть делопроизводство (неделя - месяц)
2. провести исследование организации на предмет потребностей и формализовать их ва неком документе неделя - месяц
3. Отобрать на основе этого документа несколько продуктов и/или разработчиков. (документ с описанием плюсов и минусов каждого варианта,ориентировочные стоимости вариантов, отчеты о тестировании демоверсий - месяц - два)
4. составить документ описывающий затраты на инфраструктуру связанную с этим проектом
5. При участии ОТВЕТСТВЕННОГО лица со стороны заказчика разыграть конкурс (два месяца - полгода)
6. получить бабло за консалтинг и умыть руки.

msguns © (22.11.05 12:36) [54]
эх.. какие деньги через бюджет прокачивают....
но это отдельная песня.
Готовые решения есть и в количестве. Вот только определится что надо очень сложно. Особенно с госструктурой. и учитывая :)))

← →
calm © (2005-11-22 12:50) [56]

> вероятнее всего лицензию на работу с гостайной.

Для использования ЭЦП не требуется.

> Ну и что из этого следует? 10 месяцев - это много? Нифига
> подобного.

Ну да, ну да. Все верно.
Проблема в том, что процедура выбора должна быть регламентирована. Иначе может получиться воз, который тянут лебедь, рак и щука.

calm © (22.11.05 12:50) [56]
а для внедрения в госучреждении?

> что процедура выбора должна быть регламентирована.

ИМЕННО! и , добавлю, формализована..

> а для внедрения в госучреждении?

На 100% сказать не могу, но сильно сомневаюсь.
Чтобы работать с материалами, составляющими гос. тайну нужно это делать в специально аттестованном помещении. И только в нем!
И на аттестованной технике. Аттестовать один ПК не менее чем 1 килобакс. Само собой, нужно проводить переаттестацию.

calm © (22.11.05 13:26) [58]
я тоже , но вероятность исключать нельзя и это тоже должно быть предметом предпроектноо изучения, или нет?:)

просим прощения за некую паузу

1. не первый день и не первый год - если интересно, звоните, все расскажу
2. Елизарова Татьяна
Менеджер по работе с корпоративными клиентами
ЗАО «Digital Design»
(095) 975 74 94
(095) 975 74 95
tatyanae@digdes.com
www.digdes.ru
www.docsvision.ru

3. да...и на счет маркетинга......я не настаиваю чтоб меня беспокоили.....

Спасибо всем за сообщения внимательно слежу за веткой.
С финансами задача определяется примерно так: на первый год можно "выбить" не более $70.000 причем должен быть видимый результат. Дальше развитие и доп. финансирование.
>>всего лицензию на работу с гостайной.
В данном случае не нужно. Консультировался. Т.к. подпись нужна только для внутренних документов, движение между филиалами (сейчас вообще по email в открытом виде шлют). Все входящие, исходящие все равно будут дублироваться, по закону.

atruhin © (24.11.05 17:08) [61]
С финансами задача определяется примерно так: на первый год можно "выбить" не более $70.000
для большого проекта это слезы...
Эта сумма даже не сравнима с тем что надо закопать в оборудование.

>atruhin © (24.11.05 17:08) [61]
>на первый год можно "выбить" не более $70.000 причем должен быть видимый результат. Дальше развитие и доп. финансирование.

Для того, чтобы начать диалог с фирмой-исполнителем, сумма вполне приемлимая. Для установки, наладки и настройки системы в центре (включая "железо"), ИМХО, примерно должно хватить.
А что касается 60-ти филиалов.. Это, безусловно, отдельная песня. И там эта сумма - слезы.

Организация ситемы электронного документооборота Найти похожие ветки