Организация ситемы электронного документооборота

← →
atruhin © (2005-11-21 06:50) [0]

Есть областное управление и около 60 подразделений на территории области. Возник вопрос организации системы электронного документооборота. Система должна быть легко модифицируемой. Т.е. нужна возможность подлючения доп. модулей. обмена данными.
Срок внедрения обозначен 1 год.
Посоветуйте какие есть варианты? Цена вопроса. Возможность сотрудничества (насколько знаю здесь многие занимались подобными задачами).

← →
Separator © (2005-11-21 07:15) [1]

Ну во первых, должна быть какая-то база. В ней хранится все - пользователи системы, их права, задачи (документы) - их свойства, степень важности и еще много чего.
Нужно определится каким методом будет передаваться информациия, как она будет открываться и т.д.
От критичности документа, должен зависить допуск к другим документам, т.е. если документ очень важный и срок на его реакцию подходит к концу, то вся система должна блокироватся, пока пользователь не прореагирует должным образом на документ.
Само собой документы бывают разного рода, от обычных писем, текстовых, таблиц, до заданий. Некоторые документы должны быть одобрены не одним человеком, например распоряжение по увольнению должно быть за ревизированно бухгалтерией, отделом кадров, начальником отдела и т.д.

ну типа того, это только самое начало.

Теперь из готовых. Больше всего советуют LotusNotes (вроде правильно написал, но не верен). Есть еще DocsVision. Все они поддкрживают написание модулей. DocsVision еще и автоматом встраивается в Outlook и Exchange Server и само собой в MS SQL Server, но требует обязательно Win2003 иначе тормозит сильно

← →
seg (2005-11-21 09:40) [2]

Цена вопроса.

Смотря какую систему брать, разброс очень большой - от 100 до 500 килобаксов.

← →
paul_k © (2005-11-21 09:41) [3]

atruhin © (21.11.05 6:50)
Есть достаточно большое количество разработок в этой области.
ПО способу функционирования их можно разделить на 3 части.
1. системы построенные на базе LotusNotes
2. системы построенные на базе Exchange
3. Системы построенные на базе любой СУБД
цена вопроса колеблется от 80-100 уе/раб.место до 800-1500 и выше уе/раб.место
из относительно недорогих разработок посмотреть рекомендую Дело, Ефрат.
Если нужен "конструктор" и нет стесненности в специалистах - смотреть базирующийся на Lotus. Только ИМХО найти хорошего пециалиста по Lotus ет дело нелегкое. А без него - внедрение может и не состоятся.
Если нужен конструктор и нет стесненности в средствах - тогда Humanbird, Documentum. Монстроидальные конструкторы, позволяют практически все.

← →
Sergey13 © (2005-11-21 09:44) [4]

2atruhin © (21.11.05 06:50)
Странный подход. Сначала определили срок внедрения, а потом решили узнать - а что же внедрять будем и за скока. Почему срок например не 2 недели?

← →
КаПиБаРа © (2005-11-21 10:01) [5]

Sergey13 © (21.11.05 9:44) [4]
Сначала определяют срок. Потом определяют необходимые ресурсы. Если ресурсов не хватает корректируют срок. Вот так

← →
paul_k © (2005-11-21 10:05) [6]

Sergey13 © (21.11.05 9:44) [4]
потому что Шеф так сказал, видимо. Был анекдот на работе в эту тему . Поставили задачу, определить покупать документооборот ли писать. соответственно написали с дамой из канцелярии тугамент с перечнем необходимых требований к софту, дали начальству рассмотреть типа нам это надо или не это или ещё что туда вписать.
Естессено возражений не последовало. Главный ответственный за процесс и его dabyfycbhjdfybt на очередном собрании посмотрел ету бумагу и изрек: "Ну что, всех устраивает? тогда через 2 дня внедрить!." а ты - 2 недели..

← →
paul_k © (2005-11-21 10:06) [7]

КаПиБаРа © (21.11.05 10:01) [5]
Сначала определяют требования к ПО... а все осчтальное - потом.

← →
paul_k © (2005-11-21 10:07) [8]

paul_k © (21.11.05 10:05) [6]
dabyfycbhjdfybt
читать:
оплату

← →
tesseract © (2005-11-21 10:12) [9]

1c8 - самый дешёвый вариянт в случае российской экономики.
Microsoft office + Document Server - легче внедрять.
А сетка то на чём стоит?

> Сначала определяют требования к ПО... а все осчтальное -
> потом.

Сначала осуществляют постановку задачи. Потом на основе их формируют требования к ПО/железу.

← →
Sergey13 © (2005-11-21 10:17) [10]

2[5] КаПиБаРа © (21.11.05 10:01)
>Сначала определяют срок.
Если хотят сделать - сначала изучают предмет. Если есть желание изобразить деятельность, то сначала срок. И комиссию создать по контролю за сроком. И контроль за комиссией ка первое лицо возложить. 8-)
ИМХО.

← →
paul_k © (2005-11-21 10:23) [11]

tesseract © (21.11.05 10:12) [9]
угу.. А определение того, что можно сделать при помощи программы, это что, по Вашему?

> Если хотят сделать - сначала изучают предмет

Золотые слова...
а после изучения выясняется, то нужен не документооборот а учет гаек на складе..

← →
КаПиБаРа © (2005-11-21 10:27) [12]

paul_k © (21.11.05 10:06) [7]
Сначала определяют требования к ПО...
Существует и такой способ работы

← →
calm © (2005-11-21 10:40) [13]

http://motiw.ru

весьма гибко, относительно недорого

← →
paul_k © (2005-11-21 11:04) [14]

calm © (21.11.05 10:40) [13]
1.
МОТИВ — это система оперативного управления компанией, МОТИВ позволяет различным компаниям, входящим в одну холдинговую группу, вести совместное управление финансовыми, юридическими и другими отделами.
2.
Комплектация системы МОТИВ включает в себя модуль электронного документооборота ***** Все настройки ведутся в интуитивно понятном визуальном редакторе.
Что меня тут пугает:
Основное предназначение системы отнюдь не организация документооборотоа а управление.
Документооборот - так, небольшой модулек в УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ
И как только я вижк слова "интуитивно понятный интерфейс" вместо описания этого интерфейса дальше я просто не смотрю.
Но тем не менее. смотрим буклет
Модуль электронного документооборота системы обеспечивает: • регистрацию документов и прикрепление к ним файлов произвольного формата; • создание типовых маршрутов движения документов; • контроль над реальным исполнением документов; • поиск по полям регистрационной карточки или тексту с учетом морфологии русского языка; • защита документов с применением ЭЦП; • уведомление сотрудников по электронной почте или SMS; • доступ к документам с помощью веб-браузера из любой точки мира.
а где просмотр, редактирование документов? или такая необходимая при подготовке документов вешь как контроль версий? и,и, и...
цена при 20 лицензиях 32000. итого 1600 за место. БЕЗ КОНСУЛЬТАЦИЙ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ. только коробочка. А кто год внедрять эту коробочку будет? настраивать оную под нужды конкретного предприятия? консультировать? ах да.. курс обучения ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ 7000 выездной семинар 56000.
Это что за интуитивно понятный интерфейс, если надо обучать у них каждого пользователя?
в общем стандартная схема продажи. Коробка - копейки. Внедрение - очень дорого.
И раздел Вакансий дает подтверждение оному.

← →
12DFBDD (2005-11-21 11:08) [15]

А литература по разработке сабж"а есть?

← →
Карелин Артем © (2005-11-21 11:12) [16]

Есть готовая система, отточенная под конкретную систему: обмен файлами внутри нескольких областей по модему без инета.

← →
paul_k © (2005-11-21 11:14) [17]

12DFBDD (21.11.05 11:08) [15]

куча. см. Делопроизводство

← →
Igorek © (2005-11-21 11:23) [18]

> Посоветуйте какие есть варианты?

Ровно 2:
- успешный
- неуспешный
Причем вероятность второго по статистике - 80%, если я не ошибаюсь.
Главная трабла - сам бизнес не готов на реорганизацию и формализацию бизнес процессов.

← →
Карелин Артем © (2005-11-21 11:34) [19]

> Igorek © (21.11.05 11:23) [18]
> Причем вероятность второго по статистике - 80%, если я не
> ошибаюсь.

По-моему больше :))

← →
paul_k © (2005-11-21 11:36) [20]

Карелин Артем © (21.11.05 11:34) [19]
это критерий успешности внедрения надо.

← →
calm © (2005-11-21 12:09) [21]

> а где просмотр, редактирование документов? или такая необходимая
> при подготовке документов вешь как контроль версий?

Вам же в автосалоне не пишут, что все автомобили оснащены рулем, двигателем, педалью тормоза, сцепления, топливным баком и т.д.

← →
paul_k © (2005-11-21 12:31) [22]

calm © (21.11.05 12:09) [21]
наверное потому я и не купил автомобиль до сих пор:)
Кстати в автосалоне это не пишут,так как там это демонстрируют НАГЛЯДНО

← →
atruhin © (2005-11-21 12:39) [23]

>>ну типа того, это только самое начало.
Пока что я не спрашиваю как писать :).
>>Странный подход. Сначала определили срок внедрения
А у нас правительство такое. Было около 40 субьектов у нас в области, стало 316. У данного комитета было 19 филиалов, а с первого сентября 62.
Срок диктуется обстоятельствами. От системы требуется (пока по словам руководства), возможность постановки задач, контроль исполнения, ЭЦП документов, пересылка документов с контролем времени получения и ответа. Всевозможные графики прохождения документов, системы описания машрутов задач не нужны. Одна из основных задач это - в филиалах собирают различные данные и сливают в единые базы управления. Для этого необходима возможность подключения плагинов, на создание, чтение определенных типов документов.
PS. Я в данной организации не работаю. Переодически оказываем им услуги, по монтажу, администрированию сетей. Просто на следующий год в бюджет закладывают хорошие деньги. Вот и неохота чтобы они мимо прошли.

← →
calm © (2005-11-21 12:42) [24]

И про отсутствие бесплатных консультаций вы зря.
И про сложность внедрения - тоже зря. Говорю вам как пользователь этой системы.

← →
Sergey13 © (2005-11-21 12:48) [25]

2 [23] atruhin © (21.11.05 12:39)
>А у нас правительство такое.
Ага. Банду Ельцина к ответу! 8-)

>Срок диктуется обстоятельствами.
Да ну? А я всю жизнь думал, что бытие определяет сознание. 8-)

>От системы требуется ... возможность постановки задач
Это как? ИИ прикрутить к системе?

← →
ANB © (2005-11-21 12:54) [26]

> А я всю жизнь думал, что бытие определяет сознание. 8-)

Не, битие :)

← →
calm © (2005-11-21 12:56) [27]

> Срок диктуется обстоятельствами

Вполне разумно. Но всякие там "правительства" и "рукамиводители" частенько забывают, что за месяц не сделать годовую работу.

Общался недавно с муниципалитетом. Хочется плеваться.

← →
paul_k © (2005-11-21 12:59) [28]

atruhin © (21.11.05 12:39) [23]
А у нас правительство такое
Это не отмазка...
Если хотите освоить эти деньги и не стать крайним настоятельно рекомендую
1. обследовать поле деятельности составить рекомендательный документ и утвердить его у заказчика. В требования включать каждую мелочь, которая для Вас может казатся очевидной. Для предприятий, а особенно для госструктур это далеко не так
2. подобрать заказчику систему документооборота СОГЛАСНО УТВЕРЖДЕННЫХ ТРЕБОВАНИЙ. Опять же - некий документ, в котором описано насколько продукт фирмы ХХХ соответствует требованиям по функционалу, сколько стоит продукт сколько стоит железо и шнурки.
3. не братся писать самому. В этом случае внедрение может быть начнется через год. Просто получить свой процент за посредничество, и составление описанных выше документов.

calm © (21.11.05 12:42) [24]
И про отсутствие бесплатных консультаций вы зря
Что на сайте вижу о том и пою.
calm © (21.11.05 12:42) [24]
И про сложность внедрения - тоже зря.
:) в 316 субъектах? где марьванна дискету в 4 раза складывает и в сумочку кладет ибо это гибкий диск (Стырено)?
не смешите меня.
И опять же система предназначена для управления холдингом. документооборот госучреждения - совсем другая песн. и не факт что указанное Вами поделье удастя под него настроить. И опять пахнет не 200(судя по сайту - потолок) а тысячей пользователей. не ляжет ли? а как с репликацией там? а с распределением данных? далеко не все учреждения соеденены шнурками. даже не все знают что такое за магия этот тырнет. Дискетки с курьером возить придется. И это рекомендованная Вами система скушает?
не верю!!!

>>>>От системы требуется ... возможность постановки задач
>>Это как? ИИ прикрутить к системе?
Я понимаю что ветка в потрепаться, но за чем так то? Если Вы знакомы с системами электронного документооборота, должны знать что это такое. Руководитель создает задачу, назначает срок, ответственного, далее над задачей идет работа (служебные записки, созданные документы, резолюции, подписи), руководитель может проконтроллировать реализацию задачи на любом этапе, внести коррективы.

2 [29] atruhin © (21.11.05 13:01)
И это называется постановкой задачи? Я все время думал, что постановка - это несколько иное. Может это у тебя просто создание нового задания? В ворде тоже можно новый документ создать, но никто не называет это постановкой.
Все ИМХО.

> Если Вы знакомы с системами электронного документооборота,
> должны знать что это такое.

Уважаемый, вы не представляете себе, сколько разных определений документооборота вам могу предъявить.

> Руководитель создает задачу, назначает срок, ответственного,
> далее над задачей идет работа (служебные записки, созданные
> документы, резолюции, подписи), руководитель может проконтроллировать
> реализацию задачи на любом этапе, внести коррективы.

Нередко это называется контролем исполнения поручений. Это как раз есть в мотиве и сделано очень хорошо.

2 paul_k
1500 юзеров с активностью выше, чем у малограмотной тети Маруси, на 2-x проссорной машине работают нормально.

А вот репликации нет никакой. И для далеких сельских субъектов это штука никак не приспособлена, это факт.

>>paul_k © (21.11.05 12:59) [28]
>>1. обследовать поле деятельности составить рекомендательный документ и >>утвердить его у заказчика. В требования включать каждую мелочь, >>которая для Вас может казатся очевидной.
Вот этим сейчас и занимаемся.
>>3. не братся писать самому.
Не беремся. Я и оцениваю системы. Уже писал что нужна возможность управления своими типами документов. Не прикрепления как файлов, а выполнения ряда действий с данными документами.
>> в 316 субъектах?
Нет это не про то. Филиалов 62. Возможно увеличение. Пользователей ожидается до 300 на начальном этапе, более 500 не будет.
Интернет есть везде, электронная почта используется, но во многих местах по модему.
Система естественно должна быть распределенной. Причем ставить в каждый филиал крутой сервер, с серверной ОС никто не будет, т.е. филиал 3-5 пользователей работает автономно, компьютер порядка celeron 2200, winxp. Переодически, при возможности производится репликация, тех документов которые касаются данного филиала.

calm © (21.11.05 13:09) [32]
вот вот... И я про тоже. Надо провести действительно серьезное исследование потребностей заказчика. Понять что заказчик понимает под словами "документооборот". Предварительно, чтобы в грязь лицом не падать, прочесть несколько книжек по делопроизводству. Представитель заказчика не поймет, если Вы ляпнете какую-либо несуразицу, в той теме, где для него все очевидно.
И главное. иметь дело придется с бюрократами. А потому - все нада с бумажкой и подписью делать.
А вот когда исследование проведено, потребности определены и формализованы от тогда милости прошу - задавать вопрос "Что почем" и тогда насоветують - черта лысого.. "от сваять это все на коленке за неделю" или "возми Оутлук и настрой все" (варианты - правами дуступа на сервере) до систем вполне подходящих для данной задачи.

Нередко это называется контролем исполнения поручений
Работа с задачами.
настройка маршалинга задач
все эти термины из описаний различных систем. Не сам придумал.
Если был не прав извиняйте :)
Сижу несколько дней, описания, переписка, прайсы. Каждый свое хвалит. Поэтому и создал ветку, услышать непредвзятое мнение.

atruhin © (21.11.05 13:14) [33]
Не беремся. Я и оцениваю системы. Уже писал что нужна возможность управления своими типами документов. Не прикрепления как файлов, а выполнения ряда действий с данными документами.
1. Для пользователя (особенно вашего) документ - это бумажка. а в компьютере - учетная карточка, один из параметров которой - образ документа. Чувствуете разницу?
И управление ДВИЖЕНИЕМ учетных карточек заложено в любую мало-мальски пристойную СД

atruhin © (21.11.05 13:14) [33]
Переодически, при возможности производится репликация,
при таком походе успешного внедрения не будет.
обмен данными должен проводится РЕГУЛЯРНО под чутким управлением ОТВЕТСТВЕННОГО СОТРУДНИКА. кого же вкозлять иначе? :-)
atruhin © (21.11.05 13:14) [33]
более 500 не будет
Не зарекайтесь:) при расчетах мощностей потенциальных смело множте на 3 а то и на 10..
В идеале применения этих систем компьютер на столе каждого сотрудника, бумага только в архиве. И при этом условии пересчитайте потенциальных пользователей?

atruhin © (21.11.05 13:20) [35]

> Сижу несколько дней, описания, переписка, прайсы.

хмм.. От и дерите с описаний. и утверждайте. А непоняные слова можно и спросить...
А то - документооборот посоветуйте.
Советую заказать разработку у меня. разработка пилотного проекта - год. стоимость - ну 250 К$ если здесь разрабатывать или + командировочные если в регион ехать. Ну понятно от пилота до внедрения в эксплуатацию - ещё год-полтора. ну при расчете теже 250-300 К в год.

> Просто на следующий год в бюджет закладывают хорошие деньги.
> Вот и неохота чтобы они мимо прошли.

Самое главное - пусть выделят грамотного и компетентного сотрудника с широкими полномочиями. Полностью под это дело. И пусть он как можно детальнее формализует то, что сейчас происходит. Что может произойти в будущем. Какие могут быть исключения, непредвиденные ситуации. - Блок-схемы процессов, документы и т.д.
Потом вместе с аналитиком они подумают об узких местах, оптимизации и т.д. Все конечно надо задокументировать самым подробным образом. Такое описание в любом случае пригодится, какое бы решение они не брали. Т.е. на этом этапе не экономить ни сил ни времени ни денег.

Ну и начинать автоматизацию с самых критических участков. Итеративно.

В сети желательно найти мнения людей успешно внедривших и проваливших такие системы. Есть еще специфика вашей страны..

Давайте Ваши коодинаты на mva262@list.ru.
С Вами свяжутся.

> Нередко это называется контролем исполнения поручений
> Работа с задачами.
> настройка маршалинга задач
> все эти термины из описаний различных систем. Не сам придумал.
>
> Если был не прав извиняйте :)
> Сижу несколько дней, описания, переписка, прайсы. Каждый
> свое хвалит. Поэтому и создал ветку, услышать непредвзятое
> мнение.

> Есть областное управление и около 60 подразделений на территории
> области. Возник вопрос организации системы электронного
> документооборота. Система должна быть легко модифицируемой.
> Т.е. нужна возможность подлючения доп. модулей. обмена
> данными.
> Срок внедрения обозначен 1 год.
> Посоветуйте какие есть варианты? Цена вопроса. Возможность
> сотрудничества (насколько знаю здесь многие занимались подобными
> задачами).

Есть минимальный список требований, стремится к соответствию которому должна любая уважающая себя СЭД. Мы приводим краткую выдержку из этого списка, который был разработан в рамках нашей компетенции - производства и продажи СЭД. Если интересно и хотите продолжить обсуждение - пишите, всегда рады помочь тем, кто нуждается:)

Общие функциональные характеристики
• Наличие средств дизайна карточек (дизайнер)
• Возможность использовать Office документ (VBA) в качестве карточки
• Возможность хранения многозначных полей
• Возможность создания таблиц атрибутов
• Возможность связи таблиц атрибутов отношением Master-Detail
• Поддержка ссылок на карточки
• Окрашенные ссылки
• Ссылки с атрибутами
• Ссылки на строки таблиц
• Карточки с несколькими закладками
• Возможность ассоциации файла с карточкой
• Возможность ассоциации коллекции файлов с карточкой
• Возможность создания дополнительных атрибутов для файла
• Возможность разделения набора атрибутов между карточками
• Возможность разделения операция и скриптов
• Поддержка справочников
• Иерархические справочники
• Использование карточек в качестве справочников
• Поддержка нумераторов
• Поддержка дискретных функций
• Средства описания уникальности поля
• …
• …

Функции организации архива документов

• Check-in/Check-out
• Динамическая блокировка карточек
• Динамическая блокировка файлов
• Сообщение о разблокировании
• Поддержка версий
• Поддержка экземпляров документа
• Поддержка сканирования
• Возможность аннотирования изображения документов
• Управление параметрами (качеством) сканирования
• Поддержка распознавания текста
• Поддержка распознавания форм
• Полнотекстовое индексирование содержимого карточек
• Полнотекстовое индексирование текстовых файлов
• Поиск по семантике текста
• Индексирование файлов изображений
• Поддержка средств автоматического управления стоимостью хранения
• Журнал работы с документом
• Управление журнализацией
• Интеграция с Microsoft Office
• …
• …

Функции маршрутизации документов и управления бизнес процессамиВстроенные средства транспорта
• Использование почтовой системы
• Наличие графического дизайнера маршрутов
• Наличие средств эмуляции маршрутов (отладчик)
• Наличие средств эмитационного моделирования
• Наличие графического монитора маршрутов
• Наличие аналитических инструментов анализа эффективности
• On-line этапы
• Off-line этапы
• Автоматические этапы (Script процедуры)
• Ad-Hock маршрутизация
o on-line маршрутизация
o off-line маршрутизация
o Делегирование
o пересылка (передача)
o Последовательная
o Параллельная
o возврат
o возврат по правилам (права на возврат)
o Альтернативная
o средства описания прав на свободную маршрутизацию объектов
o связь прав на свободную маршрутизацию объектов с их состоянем
• Комбинация жесткой и свободной маршрутизации
• Управление состоянием документа
• Управление приоритетами этапов
• Контроль циклических этапов
• Шаблоны карточек маршрута
• Атрибуты маршрута
• Коллекции атрибутов маршрута
• Запуск процесса по событиям
• Иерархия процессов
• Средства синхронизации с другими процессами
• Разветвления
• Альтернативные этапы
• Узлы таймера
• Синхронизация
• Исключительные ситуации, остановки процесса с нотификацией
• Вызов внешних программ…
• …
•
Функции поиска документов и построения отчетов.
• Атрибутивный поиск
• Агрегированные запросы по атрибутам
• Полнотекстовый поиск в карточке
• Полнотекстовый поиск в документах
• Отображение искомого фрагмента в тексте документа
• Поиск по классификаторам
• Определение подмножества папок для поиска
• Объединение различных способов в одном запросе
• Визуализация степени соответствия запрсу
• Уточнение запроса
• Шаблоны поиска
• Удобство хранения шаблонов запросов (иерархическое, классифицируемое)
• Разграничение доступа к шаблонам поиска
• Модификация шаблона запроса на лету
• QbE
• Поиск связанных объектов
• Поиск объектов по семантике связи
• Поиск по системным атрибутам
• Глубина поиска
o Виртуальные папки
o - Атрибутивный фильтр
o - Классификационный фильтр
o - Полнотекстовый фильтр
o - Системный фильтр
o - Фильтр по иерархии
• Возможности On-line манипуляции результатами поискового запроса
• Настройка представления поискового запроса
• Возможность объединение в отчете информации о подчиненных объектах
• Интеграция с внешними средствами построения отчетности

Организация ситемы электронного документооборота Найти похожие ветки